Sobald Marlene Hahn von ihrem Projekt erzählt, fällt das Wort Vereinfachung. „Wenn verschiedenste Systeme erfolgreich miteinander kommunizieren sollen, dann müssen sie dieselbe Sprache sprechen“, sagt sie. Und betont: „Die richtige Sprache macht vieles einfacher.“
Gesetzeseffekte nutzen
Anlass für Marlene Hahns Projekt ist, das mit dem rekordverdächtig langen Kompositum bezeichnete „Betriebsrentenstärkungsgesetz“. Seit Januar 2019 müssen Arbeitgeber die betriebliche Altersvorsorge ihrer Arbeitnehmer unterstützen, sofern sie dadurch Sozialversicherungsbeiträge einsparen (siehe auch Infobox 1). Das galt vorher nicht, und deshalb ist dem Integrationsdienstleister schon 2018 klar: Diese gesetzliche Änderung birgt potenzielles Neugeschäft. Um davon zu profitieren und Kunden ideal beraten zu können, muss die Versicherung zur betrieblichen Altersvorsorge deshalb schnellstmöglich auch in das digitale Beratungstool der Sparkassen integriert werden. In diesem vereinfachten Beratungstool für Bankberater ist die Versicherung bis dato noch nicht vorhanden, da dort vor allem Versicherungen für die breite Masse angebunden sind.
Bankberater sollen durch die Anbindung an die Bankensoftware die individuellen Konditionen der Kunden zur betrieblichen Altersvorsorge so einfach wie möglich ermitteln können. Das Ziel: Nur bei 20 Prozent der Abschlüsse soll noch ein Versicherungsexperte mit einem Experten-Tool erforderlich sein. „Wir nennen das die 80-20-Lösung. Das ist durchaus realistisch, denn online funktionieren solche Tools mitunter auch ganz ohne Berater“, sagt Hahn.
Infobox 1: Betriebsrentenstärkungsgesetz – was steckt dahinter?
Mit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz will die Bundesregierung die betriebliche Altersvorsorge attraktiver gestalten. Mit dem Gesetz hat sie deshalb in einer zweiten Stufe zum 1. Januar 2019 einen obligatorischen Arbeitgeberzuschuss bei einer arbeitnehmerfinanzierten Altersversorgung beschlossen, sofern der Arbeitgeber dadurch Sozialversicherungsbeiträge einspart. Im Detail heißt das: Der Arbeitgeber muss 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterleiten, soweit er durch die Umwandlung des Entgelts Beiträge zur Sozialversicherung einspart.
Ein komplexes Konstrukt
So weit, so gut. Alle Eckdaten für die betriebliche Altersvorsorge digital zusammenzuführen und zu berechnen, ist allerdings alles andere als trivial. So braucht es bestimmte Informationen des Arbeitnehmers wie Einkommen, Steuerklasse oder Firmeneintritt und ebenso des Arbeitgebers wie Branche oder Tarifart. Darüber hinaus ist ein Rechner, der die Steuer- und Sozialversicherungsersparnis ermittelt, erforderlich. All das muss wiederum in der Banken-Software wie von selbst zusammenlaufen und bei einem Versicherungsabschluss im Policierungssystem der Versicherung hinterlegt werden. Kurz: Diverse Informationsquellen und damit verschiedenste Datenbanken und Systeme müssen für die erforderlichen Daten angezapft und vernetzt werden. Und dazu müssen sie miteinander kommunizieren lernen oder, wie Marlene Hahn es beschreibt, dieselbe Sprache sprechen.
Und das bedeutet für das ITGAIN-Projektteam vor allem zwei Arbeitsschwerpunkte: einen Webservice zu entwickeln, der die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Systemen – also den Ort des kommunikativen Austauschs – schafft, und eine Arbeitgeberdatenbank zu migrieren und zu optimieren. Diese Datenbank mit potenziellen Arbeitgebern der Versicherungskunden wurde zuvor anderweitig betreut. Durch die Verlagerung zurück ins Haus des Integrationsdienstleisters, kann sie deutlich verbessert werden. „Jetzt ist unser Kunde in der Lage, die Datenbank auch jederzeit selbst zu verwalten“, beschreibt Hahn. „Das bringt Synergien, denn die Datenbank mit Informationen etwa zu Ansprechpartnern, Zuschusshöhen und Tarifverträgen wird auch für andere Versicherungsprodukte genutzt.“
In der Theorie klingt das erst einmal einfach, in der Praxis ist es jedoch durchaus komplex, wenn Zeitdruck und sich ständig verändernde Anforderungen hinzukommen. „Diese Dynamik war eine echte Herausforderung“, erinnert sich Hahn. Die Kommunikation im Projektteam ist daher ebenfalls von zentraler Bedeutung. „Sie lief die meiste Zeit übers Telefon und digital. Irgendwann sind wir dann von wöchentlichen zu täglichen Telefonkonferenzen übergegangen und hatten zeitweise so etwas wie eine Standleitung“, erzählt Hahn, lacht und ergänzt: „Aber der Ton hat trotz des Zeitdrucks nie gelitten.“ Und das liegt auch daran, dass die Projekte bei ITGAIN immer einem bestimmten Schema und einem strukturierten Zeitplan folgen (siehe auch Infobox 2).
Die Kunden sind in der Praxis sehr zufrieden mit dem System. Das sehen wir auch daran, dass es erstaunlich wenige Tickets für Korrekturen und Änderungen gibt“, freut sich Marlene Hahn. Die Entwickler können sich sogar über eine Auszeichnung vom Kunden freuen. Im Mannheimer Büro der ITGAIN hat die dazugehörige Tafel einen guten Platz gefunden.
MARLENE HAHN - IT-CONSULTANT
Infobox 2: Klarer Kurs bei jedem Projekt
Als allererstes wird ein Zeitplan aufgestellt, in dem der Kunde festlegt, bis wann er welche Teststufen der Software benötigt. Danach wird auf Basis des Kunden-Inputs ein Programmierleitfaden erstellt. Dieser geht dann zwischen Kunde und Beratern so oft hin und her, bis alle Eckdaten fixiert und ausgehandelt sind. Dann startet die Hauptarbeit: das Programmieren. Die Kollegen sind damit meist mehrere Monate beschäftigt, wobei sie schon parallel mit dem Testen beginnen. Es erfolgen Anpassungen auf Basis der Testergebnisse. Zu guter Letzt wir das Produkt beim Kunden implementiert und sukzessive, sofern nötig, weiterentwickelt. Um Schulungen und Anwenderleitfäden kümmern sich die Kunden eigenständig.
Wissen durch Erfahrung
Insgesamt ist das Versicherungsprojekt eine sportliche Aufgabe. Das beweist auch die Größe des Projektteams. Das Kernteam von ITGAIN umfasst zeitweise bis zu sieben Personen. Mit den Mitarbeitern des Auftraggebers und anderen IT-Dienstleitern sind bis zu 30 Personen involviert. Neben der Manpower ist aber noch etwas anderes entscheidend, betont Hahn: „Wichtig ist auch die Erfahrung unserer Kollegen durch die bisherige lange Zusammenarbeit.” Ohne sie hätte es sicherlich nicht so gut funktioniert, denn ITGAIN hat bereits fünf Produkte an das Beratungstool der Banken angebunden.“ Und es geht weiter: Anstehende Integrationen folgen.