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Datenschutzerklärung Softgarden

Für uns ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten von besonderer Bedeutung. Um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ergriffen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten erheben und zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden. Ihre Daten werden im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung sowie den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Karriereportal und das Bewerbermanagementsystem der ITGAIN Consulting GmbH

Diese Datenschutzerklärung gilt darüber hinaus für folgende Unternehmen:
ITGAIN GmbH

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Gemeinsam Verantwortlich i. S. d. Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend: "DSGVO") sind:

ITGAIN GmbH
Essener Straße 1
30173 Hannover

ITGAIN Consulting Gesellschaft für IT-Beratung mbH
Essener Straße 1
30173 Hannover

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne auch per E-Mail an uns unter der Adresse dsb@itgain.de wenden.

2. Datenschutzbeauftragter

Interner Datenschutzbeauftragter der ITGAIN Gruppe: dsb@itgain.de

3. Auftragsverarbeitung

Für die effiziente Durchführung von Bewerbungsverfahren nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin (Kontakt: datenschutz@softgarden.de), die das Bewerbermanagement als Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO betreibt. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherstellt.

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte sowie die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens bleiben wir Ihr erster Ansprechpartner. Sie können sich unter den oben gemachten Angaben des Verantwortlichen direkt an uns oder, soweit angegeben, vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, vorliegend im Rahmen des Bewerbermanagements. Hierunter fallen nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffener“) beziehen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, § 26 BDSG.

Darüber hinaus werden im Rahmen der Nutzung des Bewerbermanagements auch solche Daten erfasst, die mit der Nutzung in Verbindung stehen, sog. Nutzungsdaten. Nutzungsdaten sind solche Daten, die erforderlich sind, um unsere Webseiten zu betreiben, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung unserer Webseite, etwa auch Anmeldedaten. Diese Verarbeitungen stehen im Einklang mit den datenschutz- und telemedienrechtlichen Bestimmungen.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und/oder der Nutzung des Systems können zudem Verarbeitungstätigkeiten stattfinden, die entweder aufgrund berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgen. In Betracht kommen auch Verarbeitungstätigkeiten, denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung oder ein öffentliches Interesse zu Teil wird, Art. 6 Abs. 1 lit. c) u. e) DSGVO, wie etwa im Rahmen der Strafverfolgung oder Ermittlung staatlicher Stellen. Durch individuelle Einstellungen in Ihrem Webbrowser, die Konfiguration der entsprechenden Cookie-Einstellungen sowie ihr Nutzerverhalten können Sie den Umfang der Verarbeitung selbst bestimmen und kontrollieren.

5. Erhebung und Verwendung Ihrer Daten

5.1 Besuch der Webseite

Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet ("Systemprotokolle"), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren ("Beweisfunktion"). 

Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisiert die folgenden Daten:

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Browsertyp und -version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • Menge der gesendeten Daten.
  • IP Adresse des Zugriffs

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie das Telemedienrecht.

5.2 Session-Cookies

Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.

Wir setzen auf der Karriereseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

5.3 Vom Nutzer eingegebene Daten

5.3.1 Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie nach Konfiguration von Benutzernamen und Passwort einen Account im Karriereportal einrichten und verwalten. Sie können über die Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen im softgarden-Bewerbermanagementsystem nutzen und Ihre individuellen Einstellungen vornehmen (z. B. die Aufnahme in einen Talentpool).

Für die effiziente und erfolgsversprechende Bewerbung können Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns die folgenden Informationen angeben: 

  • Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer)
  • Lebenslaufdaten z.B. 
    • Schulbildung 
    • Berufsausbildung
    • Berufserfahrung
    • Sprachkenntnisse
  • Profile in sozialen Netzwerken (z.B. XING, LinkedIn, Facebook)
  • Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben etc.) 

Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses ist § 26 Abs.1 BDSG. Darüber hinaus liegt die Nutzung des Bewerbermanagementsystem durch den Verantwortlichen im berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Ist für eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit eine Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. a) erforderlich, wird diese gesondert und transparent durch den Verantwortlichen bei Ihnen eingeholt, sofern diese sich nicht nach dem Transparenzgebot aus einem schlüssigen und freiwilligen Verhalten Ihrerseits ergibt, wie etwa die freiwillige Teilnahme an einem Videointerview.

5.3.2 Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbermanagements nicht an unbefugte Dritte weitergegeben und zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken verarbeitet. So liegt die Einsichtnahme durch interne Stellen und Fachverantwortliche des Verantwortlichen im berechtigten Interesse, soweit die Kenntnis der Angaben aus dem Bewerbungsverfahren für die Bewerberauswahl oder interne Verwaltungszwecke des Unternehmens erforderlich und zulässig ist. Zu diesem Zweck können Ihre Angaben per E-Mail oder innerhalb des Managementsystems an Dritte im Unternehmen weitergeleitet werden. Rechtsgrundlage können sein § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f) sowie a) DSGVO.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt zudem im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO, mithin im Rahmen von Verarbeitungstätigkeiten, an denen der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse hat, Verarbeitungstätigkeiten auszulagern, die er andernfalls selbst vorzunehmen berechtigt ist. Der Verantwortliche trifft zu diesem Zweck die Maßnahmen, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Eine Weitergabe an externe Dritte kann zudem zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aufgrund berechtigten Interesses oder im Rahmen der Ermittlung von oder Offenlegung gegenüber staatlichen Stellen erfolgen, soweit ein Gesetz dies vorschreibt oder eine Verpflichtung zur Offenlegung besteht. Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen i. S. d. Art. 13, 14 DSGVO werden im Vorfeld der betreffenden Weitergabe gewährleistet, soweit diese gesondert zu erfüllen sind.

5.3.3 Softgarden Network

Um Ihre Bewerbungen einfacher und effizienter zu verwalten bietet softgarden die Möglichkeit, sich für das softgarden-Network zu registrieren und einen Account zu diesem Zweck anzulegen. Das softgarden-Network ist ein kundenübergreifender Talentpool von softgarden.

Ihren Network-Account können Sie individuell konfigurieren und auch den Stand Ihrer Bewerbungen einsehen. Folgende Angaben können Sie hinterlegen:

•           Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum

•           Profilbild

•           Kontaktdaten (u.a. E-Mail Adresse und Telefonnummer)

•           Bewerbungsunterlagen (z.B. CV, Bildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)

•           Interessensgebiete (Jobkategorie, Karrierestufe und Wunschstandort)

Rechtsgrundlage für die Erstellung des softgarden-Network Accounts ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Weitere Informationen zum softgarden Network finden Sie hier: https://softgarden.de/unternehmen/datenschutz-network/.

5.3.4 Gehaltsstatistik-Modul

softgarden wird Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback über Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihnen angebotene Gehälter abzugeben. Die dabei übermittelten Informationen werden anonymisiert und ohne Verknüpfung zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten verarbeitet. softgarden verarbeitet diese Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) und ist für diese Verarbeitung Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die Verarbeitung findet nur mit Ihrem Einverständnis durch Teilnahme und auf rein freiwilliger Basis statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

5.3.5 Online-Surveys “Easyfeedback”

Am Ende des Bewerbungsprozesses kann Ihnen von softgarden über einen Link eine Einladung zu einer Umfrage angezeigt werden. Die Umfrage findet über einen Dienst der easyfeedback GmbH statt, um das Bewerbungserlebnis abzufragen. softgarden führt diese Umfrage als Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO durch und verarbeitet die erhobenen Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) sowie zur Weiterentwicklung der softgarden-Produkte.

Die Erhebung der Umfragedaten ist standardmäßig über das SSL-Verschlüsselungsverfahren gesichert und softgarden stellt im Rahmen der Auswertung keinen Personenbezug her. Die Befragung kann jederzeit abgebrochen werden. Die bis zum Zeitpunkt des Abbruchs verarbeiteten Daten können für die genannten Zwecke genutzt werden.

Ihre Teilnahme an der Umfrage ist rein freiwillig und Sie erklären mit der Teilnahme Ihr Einverständnis, ohne das Ihre Teilnahme nicht möglich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Verarbeitung der Daten zu Zwecken der Auswertung erfolgt bei softgarden anonymisiert.

Nähere Infos zum Datenschutz von easyfeedback können Sie den folgenden Hinweisen entnehmen: https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung.

5.3.6 Talentpool

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder über die Schaltfläche "In Kontakt treten" haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren Talentpool zu empfehlen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um automatisiert für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden zu können.

Wenn Sie sich über die Schaltfläche "In Kontakt treten" für den Talentpool registrieren, werden die folgenden Angaben abgefragt:

•           Anrede, akademischer Titel (optional)

•           Vor-, Nachname, E-Mail-Adresse

•           Im Interesse stehende Jobfelder

•           Momentane Karrierestufe

•           Bevorzugte(r) Standort(e)

•           XING-Profil oder Lebenslauf

Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf rein freiwilliger Basis mit Ihrem Einverständnis sowie durch die Nutzung eines Opt-In Links. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Weiterhin werden wir Sie nach 6 Monaten anschreiben, ob Sie noch Teil des Talentpools sein möchten.

5.3.7 CV-Parsing “Textkernel”

Wir verarbeiten und analysieren von Ihnen hochgeladene Dokumente mittels KI, um Lebenslaufdaten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu überführen (sog. „CV-Parsing“).

Zur Sicherstellung von Betroffenenrechten und Sicherheitsstandards wurde mit dem bereitstellenden Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auftragsverarbeiter ist der ISO27001-zertifizierte Anbieter Textkernel B.V. Nieuwendammerkade 26 A 5, (1022AB) Amsterdam, Niederlande. Die Datenverarbeitung findet auf einem Server in Deutschland in einer gesicherten Umgebung statt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 26 Abs.1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um ein Beschäftigungsverhältnis anzubahnen und den Bewerbungsprozess für Sie effizient zu gestalten. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in unsichere Drittländer erfolgt nicht. Ihre Daten werden routinemäßig 1x wöchentlich aus dem Zwischenspeicher gelöscht.

5.3.8 Videointerview „Microsoft Teams“

Wir nutzen eine Plattform der Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18P521, um Videointerviews durchzuführen. Die Einladung zu einem Videointerview erhält der Bewerber per Link auf die Microsoft-Plattform. Hierbei werden Name, Vorname und E-Mail-Adresse des Bewerbers an Microsoft übermittelt und dort verarbeitet. Die Durchführung des Interviews sowie die Verarbeitung der Videodaten erfolgt ebenfalls auf den Servern von Microsoft.

Microsoft Teams behält Ihre Daten während des für die Bereitstellung des Diensts minimal erforderlichen Zeitraums bei. Die Teilnahme erfolgt freiwillig und mit Ihrem Einverständnis, welches durch die Teilnahme gegeben wird. Rechtsgrundlage der Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der effizienten und übersichtlichen Abwicklung des Bewerbungsprozesses sowie die Bereitstellung einer digitalen Interviewmöglichkeit.

Microsoft wird als unserer Auftragsverarbeiter tätig, wird durch uns kontrolliert und ist unseren Weisungen unterworfen. Mit dem Anbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung getroffen worden, der die rechtmäßige Verarbeitung sicherstellt. Die Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet; ein Zugriff aus den USA als Drittstaat insbesondere zu Service- und Wartungszwecken kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Sollten Sie kein Interesse an der Durchführung eines Videointerviews haben, entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile. Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Fall, damit wir eine adäquate Alternative finden können.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter:
learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

5.3.9 Telefonieplattform „Swyx“

Wir nutzen die Telefonieplattform „Swyx“; diese wird von uns in einem Rechenzentrum der Hostway Deutschland GmbH, am Mittelfelde 29, 30519 Hannover, betrieben. Zum Verbindungsaufbau wird lediglich die Telefonnummer übertragen und dort verarbeitet. Die Verarbeitung der Sprachdaten erfolgt ebenfalls dort.

Hostway wird als unserer Auftragsverarbeiter tätig, wird durch uns kontrolliert und ist unseren Weisungen unterworfen. Mit dem Anbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung getroffen worden, der die rechtmäßige Verarbeitung sicherstellt.

Es werden keine übermittelten Audioinhalte aufgezeichnet. Verkehrsdaten werden 40 Tage aufbewahrt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Nutzung einer Telefonanlage zur Durchführung von internen und externen Telefonaten.

6. Löschung und Nutzung der Daten

Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Im Falle einer Absage werden die Daten 6 Monate aufgehoben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten vollständig anonymisiert. Die Verarbeitung anonymisierter Datensätze unterliegt nicht dem sachlichen Geltungsbereich der Datenschutzbestimmungen, so dass für statistische und analytische Zwecke, zur Erstellung von Marktstudien oder zur Produktentwicklung, anonymisierte Daten verarbeitet werden können.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

7.1 Rechte von betroffenen Personen

Betroffene sind jederzeit berechtigt zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten gespeichert wurden, und können ein Auskunftsrecht über gespeicherte Daten geltend machen (Auskunftsrecht), ihre Richtigkeit überprüfen (Recht auf Berichtigung), ihre Ergänzung und Aktualisierung verlangen, ihre Löschung (Recht auf Vergessenwerden) verlangen, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Recht auf Einschränkung) sowie die Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format portieren/portieren lassen (Datenübertragbarkeit). Diese Rechte gelten, soweit keine zwingenden und/oder berechtigten Gründe auf Seiten des Verantwortlichen entgegenstehen. Wenden Sie sich dazu bitte an dsb@itgain.de oder postalisch an die oben angegebene Anschrift.

Für Fälle, in denen wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung ohne die Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die entsprechende Datenverarbeitung findet dann in Zukunft nicht mehr statt, berühren jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, etwa wenn die Daten fälschlicherweise verarbeitet werden oder wurden, oder andere im Interesse des Betroffenen liegenden Gründe einer (weiteren) Verarbeitung entgegenstehen. Betroffene haben zudem das Recht, sich bei der für die Datenverarbeitung zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines erfolgten Widerspruchs und/oder Widerrufs bestimmte Leistungen/Verarbeitungstätigkeiten nicht erfolgen oder in Anspruch genommen werden können, soweit die Verarbeitung zu diesen Zwecken erforderlich ist.

7.2 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Sollte dies erforderlich sein oder werden, werden wir an gegebener Stelle eine transparente Einwilligung im Vorfeld der Verarbeitung einholen.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit im Hinblick auf die sich kontinuierlich verändernden rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen der Verarbeitung personenbezogener Daten zu ändern oder zu ergänzen. Dies betrifft auch etwaige Übersetzungsfehler und Unterschiede hinsichtlich nationalstaatlicher Anforderungen des Datenschutzrechts.

8.1 Version der Musterdatenschutzerklärung

Dokument-ID: D404

Gültig ab: 07.06.2021

Rev. 3.0