Wäre es nicht schön, wenn eine sich wiederholende, manuelle Arbeit plötzlich weitgehend automatisiert ablaufen könnte? Genau das haben wir im vergangenen Jahr für ein großes Kreditinstitut aus Norddeutschland realisiert. Im Interview berichten Robert Wiesner und Oliver Scharkowski darüber, wie durch einen durchdachten Workflow in Camunda viel manuelle Arbeit eingespart werden kann.
Es bedurfte einer neuen Lösung
Die manuelle Bearbeitung von Kundenlisten verursacht erheblichen Aufwand und ist fehleranfällig, erklärt Robert Wiesner. Dies sei der Grund, weshalb der Kunde eine neue Lösung gesucht hat. Monatlich wird eine Kundenliste aus einem zuliefernden System bereitgestellt. Diese Liste wird manuell in Excel bearbeitet, um Endkunden, die intensivere Betreuung benötigen, zu identifizieren und zu bestätigen. Nach der Bearbeitung werden die Daten-Systeme geladen. Dieser gesamte Prozess ist recht fehleranfällig und zeitintensiv, was zu ineffizienter Nutzung der Mitarbeiterressourcen führt.
Aus Alt mach Automatisiert
Die neue Lösung ermöglicht das automatisierte Einlesen der monatlich bereitgestellten Kundenliste. Im Rahmen des Workflows werden die Daten ermittelt, wichtige Informationen wie Kundennamen und -verbünde und stellt diese zusätzlich dar. Nach der dann folgenden automatischen Erstanalyse können die Daten manuell validiert und an weiterverarbeitende Systeme übertragen werden. Für einen guten Workflow wurde der fachliche Prozess zunächst in Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 modelliert. Die Implementierung erfolgte dann mit der Camunda Workflow-Engine, SpringBoot im Backend und React im Frontend, um die Prozesse zu automatisieren und zu verbessern. Dabei läuft die Anwendung als Containerlösung in Azure Kubernetes Service (AKS), was Skalierbarkeit und Flexibilität für die Zukunft gewährleistet.
Die Technologie dahinter
Eine Schlüsselrolle in der neuen Lösung spielt die Kombination von Camunda und BPMN 2.0, die eine robuste Grundlage für die Geschäftsprozessmodellierung und -automatisierung bietet. Camunda wurde ausgewählt, weil es sowohl einfache als auch komplexe Workflows unterstützt und nahtlos in verschiedene IT-Umgebungen integriert werden kann, einschließlich Cloud-basierter Lösungen wie AKS. Dies ermöglichte uns, den Prozess flexibel zu skalieren und an spezifische Anforderungen anzupassen.
Durch die Verwendung von BPMN 2.0 konnten wir den gesamten Prozess grafisch darstellen und modellieren, was eine klare Kommunikation zwischen den Business-Analysten und IT-Spezialisten ermöglichte. Diese standardisierte Notation war entscheidend, um die manuellen Arbeitsschritte zu identifizieren und erfolgreich zu automatisieren. So wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und der IT erheblich verbessert, erklären Robert Wiesner und Oliver Scharkowski.
Die Umsetzung des Projekts
Während des Projekts wurden mehrere Herausforderungen gelöst, darunter die Integration der neuen Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden. Dank der modularen und containerisierten Architektur konnten wir die Anwendung nahtlos in AKS einbinden. Dies ermöglichte uns, den Prozess bedarfsorientiert zu orchestrieren, zur Effizienzsteigerung und Kostenvermeidung.
Gibt es noch weitere Vorteile?
Neben der Verringerung von Fehlern und der Beschleunigung des Prozesses, versichert Oliver Scharkowski, hat die Modernisierung des Andienungsprozesses noch weitere Vorteile: Durch die Containerisierung und die bedarfsorientierte Prozessorchestrierung werden Betriebskosten gesenkt, die Automatisierung reduziert nicht nur menschliche Fehler, sondern verbessert auch die Datenqualität, und durch die Automatisierung des Prozesses werden manuelle Eingriffe erheblich reduziert, was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt. „Die Nutzung von Camunda hat aber auch die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT verbessert, weil es als Kommunikationsgrundlage dient.“
Zukunftsmusik
Die im Projekt gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse werden für zukünftige Implementierungen genutzt, um weitere Prozesse zu automatisieren und zu verbessern, dessen sind sich Robert Wiesner und Oliver Scharkowski gewiss. Und auch, dass die mit dem Projekt erreichten Ziele - Kostenersparnis, Fehlerreduzierung und verbesserte Prozessdarstellung und Kommunikation zwischen Fachbereich und IT – dem Kunden langfristig dienen. Die gewonnenen Erkenntnisse und die eingeführte Technologie werden als Blaupause für zukünftige Automatisierungsprojekte dienen, um noch mehr Effizienz und Qualität in den Geschäftsprozessen zu erreichen.