Wissensflut im Unternehmen: Warum wir Informationen oft nicht finden – und wie moderne Tools helfen können
In der modernen Arbeitswelt ist Wissen das höchste Gut – doch paradoxerweise wird es immer schwerer zugänglich. Informationen werden digital abgelegt, aktualisiert, geteilt – auf SharePoint, in Wikis, in PDF-Dokumenten oder per E-Mail. Was eigentlich effizient sein sollte, führt oft zur Informationsüberflutung: Daten sind vorhanden, aber verstreut.
Mitarbeitende stehen dann vor Fragen wie: Wo finde ich diese Info nochmal? – War das im Wiki oder in einer Mail? – Ist diese Regelung noch aktuell? – Was genau war damit gemeint? Solche Unsicherheiten rauben nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Die Folge: Statt produktiv zu arbeiten, wird immer öfter die Informationssuche zur eigentlichen Aufgabe.
Je größer ein Unternehmen, desto komplexer wird dieses Problem. Die Zahl der digitalen Systeme wächst, Inhalte verteilen sich auf verschiedene Plattformen – und der Überblick geht verloren. Besonders kritisch wird es, wenn unterschiedliche Quellen widersprüchliche Informationen liefern. Welcher Quelle kann man vertrauen? Welche ist aktuell?
Der Wunsch nach schneller Orientierung
Niemand möchte lange suchen, nur um eine Urlaubsregelung oder eine Arbeitsanweisung nachzulesen. Die Realität sieht jedoch häufig genau so aus. Dabei wäre es so einfach: Eine zentrale, intelligente Lösung, die Antworten direkt liefert – ohne langes Suchen, ohne Systemwechsel.
Und genau hier kommt KIRA ins Spiel.
Was ist KIRA?
KIRA steht für Knowledge & Information Retrieval Assistant – eine KI-gestützte Lösung, die Informationen gezielt auffindbar macht. Als Chatbot direkt in Microsoft Teams eingebunden, ermöglicht KIRA den Zugriff auf unternehmensinternes Wissen in Sekundenschnelle. Statt sich durch verschiedene Systeme zu klicken, können Mitarbeitende ihre Frage einfach stellen – KIRA liefert die passende Antwort.
Die Besonderheit: KIRA kombiniert Informationen aus unterschiedlichen Quellen – Wikis, PDFs, Mails oder weiteren Dokumenten – und stellt sie in einem Kontext zusammen, der für die jeweilige Anfrage relevant ist. So wird nicht nur schnell, sondern auch präzise geantwortet.
Wie funktioniert KIRA?
Im Hintergrund arbeitet ein sogenanntes Retrieval-Augmented Generation-System (RAG). Das bedeutet: Zuerst werden relevante Informationen aus der unternehmensinternen Wissensdatenbank abgerufen (Retrieval), dann erzeugt ein KI-Modell daraus eine passende Antwort (Generation).
Architektur von KIRA
Die zugrundeliegende Infrastruktur besteht aus drei zentralen Komponenten – alle betrieben in der Microsoft Azure Cloud:
- Chatbot für Microsoft Teams
Der Bot dient als intuitive Benutzeroberfläche. Mitarbeitende können direkt über Teams Fragen stellen und erhalten sofort fundierte Antworten. - Vektor-Datenbank
Hier werden alle unternehmensinternen Inhalte in Vektorform gespeichert – so lassen sich Textbausteine inhaltlich vergleichen und in Beziehung setzen. - Crawler / Tokenizer Service
Dieses Modul durchsucht regelmäßig alle relevanten Datenquellen, verarbeitet neue oder geänderte Informationen und speist sie automatisiert in die Datenbank ein.
Smarte Antworten statt langer Suchen
Mit KIRA wird die Suche nach Informationen nicht nur einfacher, sondern auch intelligenter. Die Kombination aus KI und firmeneigenem Wissen sorgt dafür, dass Mitarbeitende präzise, kontextbasierte Antworten erhalten – ganz ohne manuelles Durchsuchen verschiedenster Quellen.
Der Effekt: weniger Suchzeit, mehr Produktivität, weniger Frustration. Ob im Wissensmanagement, bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder in der täglichen Kommunikation – KIRA entlastet Teams und sorgt für echte Effizienz im Arbeitsalltag.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie ein intelligentes Wissensmanagement auch in deinem Unternehmen für Klarheit im Informationsdschungel sorgen kann, nimm gerne Kontakt mit uns auf – wir zeigen dir die konkreten Einsatzmöglichkeiten in deinem Unternehmen.