ITGAIN SchrittRekorder 2.0 und die neue Ära der Prozessdokumentation
In einer Zeit, in der IT-Prozesse immer komplexer werden und die Anforderungen an Compliance, Nachvollziehbarkeit und Effizienz stetig steigen, sind leistungsfähige Dokumentationswerkzeuge ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit der Version 2.0 des ITGAIN SchrittRekorders (ISR) präsentieren wir ein Update, das die Prozessdokumentation auf ein neues Niveau hebt.
Im Mittelpunkt steht das innovative Feature der Output-Aufzeichnung: Es ermöglicht, Konsolenfenster und andere Systemausgaben automatisiert und ohne Benutzerinteraktion aufzuzeichnen – etwa zur Loggenerierung oder zur lückenlosen Protokollierung von Systemzuständen. Diese Aufzeichnungen werden revisionssicher zusammen mit den Benutzerinteraktionen (wie Mausklicks und Tastatureingaben) in einer PDF-Datei dokumentiert.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Funktionsweise, die Vorteile und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der neuen Output-Aufzeichnung. Besonderes Augenmerk gilt der Bedeutung für IT-Dokumentation, Revisionssicherheit und Compliance. Darüber hinaus werden technische Voraussetzungen, Datenschutzaspekte, Exportformate, Benutzerfreundlichkeit und die Integration in moderne Unternehmenslandschaften praxisnah erläutert. Abschließend geben Erfahrungsberichte und Best Practices aus der Praxis einen Einblick in den erfolgreichen Rollout des ISR 2.0.
Die Funktionsweise der Output-Aufzeichnung im ISR 2.0
Das Herzstück des neuen Features ist die Fähigkeit, Systemausgaben automatisiert und ohne aktive Benutzerinteraktion aufzuzeichnen. Während bisherige Screenrecorder sich auf Screenshots oder Videosaufzeichnung beschränkten, erweitert der ISR 2.0 das Spektrum um die lückenlose Erfassung von Konsolenfenstern, Logausgaben und anderen Output-Quellen. Dies geschieht unabhängig davon, ob ein Benutzer aktiv eingreift – etwa bei der Generierung von Logs im Hintergrund oder bei der Überwachung von Batch-Prozessen.
Die Output-Aufzeichnung läuft dabei parallel zur klassischen Schrittaufzeichnung. Sobald das Feature aktiviert ist, werden alle relevanten Ausgaben – beispielsweise aus der Windows-Kommandozeile, PowerShell, Terminalfenstern oder spezifischen Anwendungs-Logs – automatisch erfasst und in die Dokumentation integriert. Die Zuordnung zu den jeweiligen Benutzerinteraktionen erfolgt chronologisch und kontextbezogen, sodass ein vollständiges Bild des Prozessablaufs entsteht.
Integration von Benutzerinteraktionen und Output
Ein Alleinstellungsmerkmal des ISR 2.0 ist die nahtlose Verknüpfung von Benutzerinteraktionen und System-Output. Jeder Mausklick, jede Tastatureingabe und jeder relevante Output können mit Zeitstempel, Fenster-Titel und weiteren Metadaten versehen und in einer strukturierten Abfolge dokumentiert werden. Die Output-Aufzeichnung ist dabei nicht auf Textausgaben beschränkt: Auch Screenshots, Kontextinformationen und Kommentare können eingebunden werden, um die Nachvollziehbarkeit weiter zu erhöhen.
Diese umfassende Dokumentation schafft eine revisionssichere Grundlage für die Reproduzierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von IT-Prozessen. Besonders im Vergleich zu klassischen Tools wie dem Microsoft Problem Steps Recorder (PSR) oder einfachen Screenshot-Tools bietet der ISR 2.0 damit einen deutlichen Mehrwert.
Revisionssicherheit und Compliance: Die neue Benchmark
Revisionssicherheit ist in der digitalen Welt weit mehr als ein Schlagwort – sie ist eine gesetzliche und regulatorische Notwendigkeit. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Unterlagen unverändert, vollständig, nachvollziehbar, verlustfrei und jederzeit auffindbar abgelegt werden. Grundlage dafür sind unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Der ISR 2.0 erfüllt diese Anforderungen durch:
Unveränderbarkeit: Einmal erzeugte PDF-Dokumente sind manipulationssicher und könnten ergänzend mit digitalen Signaturen versehen werden.
Nachvollziehbarkeit: Alle Bearbeitungsschritte, Benutzerinteraktionen und Systemausgaben werden chronologisch und lückenlos protokolliert.
Vollständigkeit: Die Kombination aus Benutzeraktionen und Output-Aufzeichnung garantiert, dass keine relevanten Informationen fehlen.
Verfügbarkeit: Die Dokumente sind plattformunabhängig lesbar und können in bestehende Archivsysteme integriert werden.
Zugriffsschutz: Lokale Speicherung und rollenbasierte Zugriffskonzepte sorgen für Datenschutz und Compliance.
GoBD, Audit-Trails und rechtliche Anforderungen
Die GoBD-konforme Archivierung ist für viele Unternehmen eine gesetzliche Pflicht. Sie verlangt, dass alle steuerlich oder rechtlich relevanten Dokumente – darunter auch Testprotokolle, Supportdokumentationen und Audit-Trails – vollständig, zeitgerecht, ordnungsgemäß, sicher vor Verlust und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Der ISR 2.0 unterstützt diese Anforderungen durch:
Automatisierte Audit-Trails: Jede Aktion und jeder Output werden mit Zeitstempel, Benutzeridentifikation und Kontextinformationen versehen und revisionssicher protokolliert.
PDF/A- und PDF/A1-b-Export: Die erzeugten PDF-Dateien entsprechen internationalen Standards für Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit.
Digitale Signaturen und Verschlüsselung: Optional können Dokumente mit digitalen Signaturen versehen und verschlüsselt werden, um Manipulationen auszuschließen.
Vorteile für Compliance und Audit
Die revisionssichere Output-Aufzeichnung bietet Unternehmen einen entscheidenden Vorteil bei Audits, Betriebsprüfungen und internen Kontrollen. Sie schafft Vertrauen bei Prüfern, minimiert rechtliche Risiken und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen IT, Compliance und Fachabteilungen. Besonders im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder bei branchenspezifischen Audits (z. B. in der Finanz- oder Gesundheitsbranche) zeigt sich der wahre Wert einer lückenlosen, manipulationssicheren Dokumentation.
Anwendungsfälle: Output-Aufzeichnung in der Praxis
Im IT-Support und Incident-Management ist die schnelle und präzise Dokumentation von Fehlern, Systemzuständen und Benutzeraktionen entscheidend. Die Output-Aufzeichnung des ISR 2.0 ermöglicht es Support-Mitarbeitern, Fehlerbilder und Logausgaben automatisiert zu erfassen, ohne auf manuelle Screenshots oder nachträgliche Protokollierung angewiesen zu sein. Dies beschleunigt die Fehlerdiagnose, reduziert Rückfragen und schafft eine belastbare Grundlage für die Nachverfolgung von Supportfällen.
Ein typisches Szenario: Ein Anwender meldet einen sporadisch auftretenden Fehler in einer Fachanwendung. Mit dem ISR 2.0 kann der gesamte Ablauf – inklusive aller Systemausgaben und Benutzerinteraktionen – aufgezeichnet und als revisionssicheres PDF an den Second-Level-Support oder den Softwarehersteller weitergegeben werden. Die lückenlose Dokumentation erleichtert die Reproduktion des Fehlers und beschleunigt die Lösungsfindung erheblich.
Softwaretest und Qualitätssicherung
Im Bereich Softwaretest und QA ist die vollständige Nachvollziehbarkeit von Testdurchführungen ein zentrales Qualitätsmerkmal. Die Output-Aufzeichnung des ISR 2.0 dokumentiert nicht nur die ausgeführten Testschritte, sondern auch alle relevanten Systemausgaben, Logfiles und Konsolenmeldungen. Dies ist insbesondere bei automatisierten Tests, Regressionstests oder der Analyse von Fehlverhalten in komplexen Systemen von unschätzbarem Wert.
Die Vorteile im Überblick:
Lückenlose Testdokumentation: Jeder Testschritt, jede Systemausgabe und jedes Testergebnis werden chronologisch und nachvollziehbar dokumentiert.
Effiziente Fehleranalyse: Die Kombination aus Benutzerinteraktionen und Output erleichtert die Identifikation von Fehlerursachen und die Reproduktion von Bugs.
Audit-Ready: Die revisionssichere PDF-Dokumentation erfüllt die Anforderungen von internen und externen Audits, etwa im Rahmen von ISO-Zertifizierungen oder regulatorischen Prüfungen.
Compliance, Audit und Forensik
In regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder der öffentlichen Verwaltung sind lückenlose Audit-Trails und forensische Analysen unverzichtbar. Die Output-Aufzeichnung des ISR 2.0 ermöglicht es, alle relevanten Aktivitäten – von Benutzeraktionen bis zu Systemausgaben – automatisiert und manipulationssicher zu dokumentieren. Dies schafft eine belastbare Grundlage für Compliance-Nachweise, interne Kontrollen und forensische Untersuchungen.
Beispiel: Im Rahmen einer forensischen Analyse nach einem Sicherheitsvorfall kann die Output-Aufzeichnung genutzt werden, um den genauen Ablauf, alle Systemmeldungen und Benutzeraktionen lückenlos nachzuvollziehen. Die revisionssichere PDF-Dokumentation dient dabei als Beweismittel und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben.
Wissensmanagement und Schulungen
Die Output-Aufzeichnung eröffnet neue Möglichkeiten im Wissensmanagement und bei IT-Schulungen. Komplexe Abläufe, Konfigurationen oder Problemlösungen können Schritt für Schritt – inklusive aller Systemausgaben – dokumentiert und als verständliche Anleitung bereitgestellt werden. Dies erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, reduziert Nachfragen und fördert den Wissenstransfer im Unternehmen.
Ein Praxisbeispiel: Ein IT-Administrator erstellt eine Anleitung zur Einrichtung eines neuen Servers. Mit dem ISR 2.0 werden alle Konfigurationsschritte, Konsolenausgaben und Hinweise automatisch aufgezeichnet und als PDF bereitgestellt. Neue Kollegen können die Anleitung nachvollziehen und Fehlerquellen vermeiden.
Plattformunterstützung und Systemintegration
Der ITGAIN SchrittRekorder 2.0 ist kompatibel mit Windows 10 und Windows 11 und unterstützt den Einsatz in klassischen Desktop-Umgebungen ebenso wie in Citrix- und Terminalserver-Landschaften. Die Output-Aufzeichnung funktioniert sowohl in lokalen als auch in virtualisierten Umgebungen und kann flexibel an unterschiedliche IT-Infrastrukturen angepasst werden.
Die Installation ist wahlweise als klassische Desktop-Anwendung oder als portable Version möglich. Dies erleichtert den Rollout in Unternehmen und ermöglicht den Einsatz auch in sicherheitskritischen oder abgeschotteten Umgebungen.
ITGAIN SchrittRekorder (ISR)
Kompatibilität mit bestehenden Tools und Systemen
Der ISR 2.0 lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren. Die erzeugten PDF-Dokumente können in Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Wissensdatenbanken oder Archivsysteme eingebunden werden. Über definierte Schnittstellen und Exportfunktionen ist auch die Anbindung an externe Systeme möglich.
Im Vergleich zu klassischen Tools wie dem Microsoft PSR oder dem Snipping Tool bietet der ISR 2.0 eine deutlich höhere Flexibilität, bessere Kompatibilität und zukunftssichere Unterstützung für moderne IT-Umgebungen.
DSGVO-Konformität und lokale Speicherung
Datenschutz ist ein zentrales Anliegen moderner IT-Lösungen. Der ISR 2.0 setzt auf lokale Speicherung der aufgezeichneten Daten, sodass Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Informationen behalten. Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf autorisierten Systemen, ohne Übertragung in externe Cloud-Dienste. Dies minimiert das Risiko von Datenlecks und unterstützt die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorgaben.
Schwärzungsfunktionen für sensible Daten
Ein weiteres Highlight ist die integrierte Schwärzungsfunktion: Bereits während der Aufnahme können sensible Daten – etwa personenbezogene Informationen, Passwörter oder vertrauliche Systemdaten – gezielt geschwärzt werden.
Die Schwärzungsfunktion unterstützt Unternehmen dabei, Datenschutzverletzungen zu vermeiden und die Anforderungen der DSGVO sowie branchenspezifischer Datenschutzgesetze zu erfüllen. Besonders bei der Weitergabe von Dokumentationen an externe Partner, Auditoren oder Behörden ist dies ein entscheidender Vorteil.
Vergleich: ITGAIN SchrittRekorder vs. Microsoft PSR und andere Tools
Der Microsoft Problem Steps Recorder (PSR) war lange Zeit ein beliebtes Tool zur Dokumentation von Benutzeraktionen. Mit dem Auslaufen des Supports und der Abkündigung in aktuellen Windows-Versionen ist jedoch ein moderner Ersatz erforderlich. Der ISR 2.0 geht weit über die Möglichkeiten des PSR hinaus: Neben der klassischen Schrittaufzeichnung bietet er eine leistungsfähige Output-Aufzeichnung, flexible Exportformate, umfassende Metadaten- und Datenschutzfunktionen sowie eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche.
Auch im Vergleich zu Screenshot-Tools wie dem Snipping Tool oder Drittanbieter-Lösungen wie Greenshot oder EaseUS RecExperts überzeugt der ISR 2.0 durch die vollständige Prozessdokumentation, die Integration von Benutzerinteraktionen und Output sowie die revisionssichere PDF-Archivierung.
Exportformate und PDF-Generierung
Die PDF-Generierung ist ein zentrales Element des ISR 2.0. Die erzeugten Dokumente entsprechen internationalen Standards (z. B. PDF/A) und sind damit langzeitstabil, plattformunabhängig und revisionssicher. Dies garantiert, dass die Dokumentation auch nach Jahren noch lesbar und rechtssicher ist – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit langen Aufbewahrungsfristen oder strengen Compliance-Anforderungen.
Flexible Exportoptionen
Neben PDF bietet der ISR 2.0 weitere Exportformate wie HTML und PNG. Dies ermöglicht die Anpassung der Dokumentation an unterschiedliche Zielgruppen und Einsatzzwecke – etwa für Support, interne Dokumentation, Schulungen oder Audits. Die Integration in bestehende Wissensmanagementsysteme und DMS-Lösungen ist problemlos möglich.
Benutzerfreundlichkeit und UI-Verbesserungen
Der ISR 2.0 setzt auf eine zeitgemäße, klar strukturierte Benutzeroberfläche, die eine einfache Bedienung ohne lange Einarbeitung ermöglicht. Die wichtigsten Funktionen sind übersichtlich angeordnet, und die Bedienung erfolgt weitgehend selbsterklärend.
Zu den Highlights zählen:
Kontextbezogene Hilfen und Tooltips, die den Einstieg erleichtern.
Anpassbare Shortcuts für Power-User und professionelle Anwender.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Die Automatisierung der Output-Aufzeichnung und die Integration von Kommentarfunktionen in Echtzeit reduzieren den manuellen Aufwand und steigern die Effizienz der Dokumentation. Dies ist besonders in großen IT-Teams oder bei wiederkehrenden Prozessen ein entscheidender Vorteil.
Sicherheitsaspekte und lokale Speicherung
Die lokale Speicherung der Aufzeichnungen ist ein zentrales Sicherheitsmerkmal des ISR 2.0. Im Gegensatz zu cloudbasierten Lösungen behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und minimieren das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff.
Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
Optional können die erzeugten PDF-Dokumente verschlüsselt und mit digitalen Signaturen versehen werden.
Schutz vor Manipulation und Datenverlust
Die revisionssichere Archivierung und die technische Unveränderbarkeit der Dokumente schützen vor Manipulation und Datenverlust. Regelmäßige Backups und die Integration in bestehende Datensicherungskonzepte erhöhen die Ausfallsicherheit und Compliance.
Kontinuierliche Weiterentwicklung und Support
ITGAIN setzt auf kontinuierliche Updates und Weiterentwicklung des ISR. Kunden profitieren von regelmäßigen Verbesserungen, neuen Features und einem kompetenten Support-Team, das bei Fragen und Herausforderungen zur Seite steht.
Fazit: Output-Aufzeichnung als Schlüssel zur zukunftssicheren IT-Dokumentation
Mit der Output-Aufzeichnung im ITGAIN SchrittRekorder 2.0 setze ich als Product Owner einen neuen Standard für moderne, revisionssichere IT-Dokumentation. Das Feature ermöglicht die automatisierte, lückenlose und manipulationssichere Erfassung von Systemausgaben und Benutzerinteraktionen – ein entscheidender Vorteil für Support, Softwaretest, Compliance, Audit und Wissensmanagement.
Unternehmen profitieren von:
Effizienzsteigerung durch Automatisierung und Standardisierung der Dokumentation.
Revisionssicherheit und Compliance dank manipulationssicherer PDF-Archivierung und Audit-Trails.
Datenschutz und Flexibilität durch lokale Speicherung, Schwärzungsfunktionen und Metadatenmanagement.
Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit durch eine moderne, intuitive Oberfläche und flexible Integrationsmöglichkeiten.
Der ISR 2.0 ist damit weit mehr als ein Ersatz für veraltete Tools wie den Microsoft PSR – er ist ein echter Evolutionssprung in Sachen Prozessdokumentation. Unternehmen, die Wert auf Effizienz, Qualität und Rechtssicherheit legen, kommen an der Output-Aufzeichnung des ISR 2.0 nicht vorbei.
Sie möchten mehr erfahren oder den ISR 2.0 in Ihrem Unternehmen einsetzen? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gern bei der Einführung und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre IT-Dokumentation zukunftssicher gestalten.