Geschäftsprozesssteuerung (GPS)

Die Geschäftsprozesssteuerung (GPS) stellt ein Instrument dar, welches den Sparkassen/Landesbanken hilft, einen vollständigen Geschäftsprozess, wie z.B.  einen Kreditprozess, abzubilden und den Anwender strukturiert und gezielt Schritt für Schritt durch den Prozess zu führen. 

Das bietet eine große Arbeitserleichterung, da hier alle notwendigen Schritte bereits berücksichtigt werden. Von der Erfassung der Kundendaten bis zur vollständigen Kreditentscheidung und der Kreditauszahlung.  

Hierbei bekommen die Sparkassen/Landesbanken vom federführenden Verband Niedersachen (SVN) entwickelte Standardprozesse (PPS Prozesse = Prozess Plus Sparkassen Prozesse) die von der Finanz Informatik zur Verfügung gestellt werden. Diese Prozesse werden in Releasezyklen mit den entsprechenden Neuerungen bereitgestellt und bieten für Sie den Vorteil, dass die Anpassungen direkt von der Finanz Informatik vorgenommen werden und für Sie kein weiterer Administrationsaufwand besteht. 

Doch was kann GPS alles? 

Die GPS ist in erster Instanz eine Ablaufsteuerung, mit der der Anwender strukturiert und Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet wird. Das bietet eine enorme Arbeitserleichterung. 

Es bietet aber viel mehr als nur einen konkreten Ablauf: 

• Über eine Benutzerrechtesteuerung kann hier individuell vorgegeben werden, welche Organisationseinheit oder sogar welcher Benutzer, welchen Prozess oder welche Abschnitte im jeweiligen Prozess betreuen darf. 
• Im Rahmen der Standardprozesse können für diverse Aktivitäten gesteuert werden, ob Sie bestimmte Reiter oder Felder auf dieser Oberfläche ein- oder ausgeblendet haben möchten. 

Oder aber, dass bestimmte Masken nicht mit „weiter“ verlassen werden dürfen, wenn keine entsprechende Eingabe erfolgt ist. Diese Einstellungen erfolgen über Parameter in den individuellen Daten  

• Über „optionale Pfade“ im Prozess können zum Beispiel „Prozessschränke“ administriert werden, d.h. dass der Anwender gezielt noch einmal auf eine Aktivität gehen kann, um dort eine weitere Bearbeitung vorzunehmen (à hierbei kann man auch derartige Eingrenzungen machen, dass nur die Masken aufgerufen werden dürfen, die bereits im Prozess schon angeklickt worden sind)  
• Weitere Möglichkeiten sind die Verlinkung zu anderen Anwendungen wie LBS, KfW oder Webseiten etc., um eine schnellere Vernetzung und Eingabe zu ermöglichen 
• Beim Übergang von z.B. Markt an Marktfolge werden Bearbeiterwechsel eingebaut, sodass ein anderer Berater den Vorgang übernehmen und die Bearbeitung fortführen kann.  

Gleiches gilt auch, wenn bei Rückfragen oder gar Fehlern der Vorgang zur Korrektur (z.B. an den Markt) zurückgegeben werden soll. Hier bietet sich die Möglichkeit, dass der Vorgang über eine Rückgabefunktion an den entsprechenden Bereich weitergeleitet wird.  

• Bei Bedarf kann das 4-Augen Prinzip (Kontrollmechanismen) in Form von Bearbeiterwechseln umgesetzt werden 
• Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass die SLA Phasen (service level agreements) gemessen werden  
• Und ein weiterer ganz entscheidender Vorteil: Die GPS bietet die Möglichkeit Unterprozesse (Subprozesse) wie zum Beispiel VVS (Verwaltung von Vermögen und Sicherheiten) abzubilden. 

Um es für den Anwender noch einfacher zu gestalten kann GPS über eine Entscheidungsfunktion steuern, welcher Prozess angesteuert wird, d.h. sie verzweigt eingangs bei Start des Prozesses (und Laden der Kundendaten), ob es sich um eine private Baufinanzierung oder eine gewerbliche Finanzierung handelt und ruft dann den entsprechenden Prozess auf. Hierbei handelt es sich um einen Metaprozess, der mehrere kleine (Unter-)Prozesse steuern kann. 

Was passiert, wenn es Änderungen gibt? 

Zunächst werden alle Änderungen oder Neuerungen (beispielsweise nach einer neuen Richtlinie) mit dem federführenden Verband abgestimmt. 

Wenn eine ganz neue Aktivität, sprich eine neue Maske geschaffen werden muss, wird eine Fachspezifikation geschrieben, die anschließend einem Entwickler zur Verfügung gestellt und die entsprechende Maske dann mitsamt den gewünschten Vorgaben programmiert wird. Daraufhin werden die ersten Entwicklertests durchgeführt und im Anschluss dem Fachbereich zur Verfügung gestellt. Dieser schaut sich dann an, ob die Oberfläche dem entspricht wie es gewünscht ist und testet dann in einem vorgegeben Testvorgehen die Funktionalitäten. Wenn alles geprüft ist und wie gewünscht funktioniert, wird die neue Maske in die vorhandenen Prozesse implementiert und in Prozessbildern (in PowerPoint) festgehalten, um den Ablauf auch hier sichtbar zu machen. Anschließend finden dann auf den verschiedenen Testinstituten Tests statt, ob der Prozess mit den neuen Funktionalitäten reibungslos funktioniert. Dafür gibt es die Entwicklung-, die Integrations-, die Abnahme- und eine PreProdumgebung (Vorproduktion). Danach wird der Prozess zum Release zunächst an die Pilotinstitute in Tranchen und abschließend an alle Sparkassen und Landesbanken verteilt. Die Prozesse werden dann in einer „in Arbeit“ Version zur Verfügung gestellt und müssen dann nur noch freigegeben werden. Der vorherige Prozess verliert danach seine Gültigkeit und wird deaktiviert. Ganz wichtig ist noch, dass es natürlich noch Vorgänge gibt, die dann noch mit der alten Prozessversion laufen. Diese können auch bis zur Auszahlung weitergeführt werden, auf Wunsch können diese aber auch an die neue Prozessversion übergeben werden. 

Mit Hilfe der GPS können also in einem definierten Rahmen die Standardprozesse der Finanz Informatik, ganz individuell und für Ihr Haus zugeschnitten, angepasst und individualisiert werden. 

Wir können genau diese Individualisierungen mit Ihnen gemeinsam aufbauen und entwickeln, um für Ihr Haus die beste Möglichkeit zu schaffen. Regelungen zwischen Markt und Marktfolge sowie Rückgaben der Prozesse an den Vertrieb… wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen den Prozess.   

Auch wenn Sie planen PPS-Prozesse erstmalig einzusetzen und von den Erfahrungen in den PPS-Prozessen profitieren möchten, begleiten wir Sie. Ob beim erstmaligen Einsatz oder auch beim Rückbau eines Individualprozesses auf den Standardansatz. Wir besprechen mit Ihnen die Möglichkeiten und geben Ihnen eine Empfehlung. 

Wir haben spezialisierte Mitarbeiter, die bereits für die PPS-Prozesse und deren Abstimmung mit dem federführenden Verband in der Finanz Informatik verantwortlich waren und dort verschiedene Prozesse entwickelt haben. Ebenso haben wir in verschiedenen Häusern individuelle Prozesse wie beispielsweise die Zusammenführung der Kreditprozesse in einem Metaprozess begleitet. 
Gern sprechen wir gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrer derzeitigen Prozesse die notwendigen Schritte durch, entwickeln ein Prozessbild für Ihr Haus und unterstützen Sie dabei, den Prozess bei Ihnen einzusetzen oder administrieren den Prozess für Sie und begleiten Sie bis zum Einsatz im Produktionsbetrieb des OSPlus.